Leistung · Automatisierung
KI-Automatisierung für KMU – Abläufe, die von selbst laufen.
Viele Stunden gehen nicht in die eigentliche Arbeit, sondern in Übergaben: Daten abtippen, Dateien ablegen, E-Mails weiterleiten, nachfassen. Wir automatisieren diese Schritte mit den Werkzeugen, die zu Ihren Systemen passen, und setzen KI dort ein, wo feste Regeln nicht reichen – für Mittelstand, Handwerk und Dienstleister in ganz Deutschland, bei Ihnen vor Ort oder remote per Microsoft Teams.
01Ausgangslage
Wo im Alltag Zeit verloren geht.
Typische Anzeichen, dass sich Prozessautomatisierung lohnt:
- Dieselben Daten werden in zwei oder drei Systeme eingetippt – etwa aus einer E-Mail ins CRM und danach in die Auftragsverwaltung.
- Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Formulare werden von Hand gelesen, benannt und abgelegt.
- Freigaben laufen über Rundmails, und niemand weiß genau, wo ein Vorgang gerade steht.
- Anfragen bleiben liegen, weil sie in verschiedenen Postfächern landen.
- Berichte entstehen jede Woche neu aus Excel-Exporten.
Gemeinsam ist diesen Aufgaben: Sie wiederholen sich, folgen meist denselben Regeln und binden Menschen, die eigentlich anderes tun sollten. Genau dort setzt Automatisierung an – nicht als großes IT-Projekt, sondern Ablauf für Ablauf.
02Lösungsansatz
Regeln, wo möglich. KI, wo nötig.
Klassische Automatisierung
Viele Abläufe brauchen gar keine KI. Kommt eine Rechnung von einem bestimmten Lieferanten, gehört sie in einen bestimmten Ordner und geht an eine bestimmte Person zur Freigabe. Solche festen Regeln sind zuverlässig, nachvollziehbar und günstig im Betrieb.
KI-gestützte Schritte
KI kommt ins Spiel, wenn Inhalte verstanden werden müssen: eine frei formulierte Kundenanfrage einordnen, Positionen aus einem PDF auslesen, einen Antwortentwurf schreiben oder eine lange E-Mail zusammenfassen. Das Sprachmodell übernimmt dabei einen eng umrissenen Schritt – der Ablauf drumherum bleibt fest definiert und damit prüfbar.
Der Mensch gibt frei
Wo Fehler teuer wären – Zahlungen, verbindliche Antworten an Kunden, Buchungen –, bauen wir eine Freigabe ein. Die Automatisierung bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Mit wachsender Erfahrung lässt sich der Anteil automatisch erledigter Fälle schrittweise erhöhen.
Wenn eine Aufgabe sehr viel Sprache und wechselnde Fälle enthält, kann statt eines festen Ablaufs ein KI-Agent sinnvoll sein. Das klären wir in der Ist-Analyse.
03Werkzeuge
Power Automate, n8n oder Make?
Wir sind an kein Werkzeug gebunden und verdienen nicht an Lizenzen. Die Wahl hängt vor allem davon ab, welche Systeme Sie schon nutzen und wo Ihre Daten liegen sollen.
| Werkzeug | Passt gut, wenn … | Zu beachten |
|---|---|---|
| Power Automate | Sie mit Microsoft 365 arbeiten – Outlook, SharePoint, Teams. | Viele Microsoft-365-Lizenzen enthalten Flows mit Standard-Connectoren; Premium-Connectoren brauchen eine zusätzliche Lizenz. |
| n8n | Abläufe auf einem eigenen Server oder in einem EU-Rechenzentrum laufen sollen. | Die selbst betriebene Version steht unter der Sustainable Use License und ist für interne Geschäftszwecke nutzbar. Server, Updates und Backups brauchen eine klare Zuständigkeit. |
| Make | Sie schnell starten wollen und viele Cloud-Dienste verbinden. | Läuft als Cloud-Dienst des Anbieters; Kosten hängen von Tarif und Nutzungsvolumen ab, die Auftragsverarbeitung ist vorab zu prüfen. |
Oft ist die Antwort pragmatisch: Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, startet mit Power Automate. Für Abläufe, die viele Fremdsysteme verbinden oder besondere Anforderungen an den Speicherort haben, kann n8n die bessere Wahl sein.
Quellen: Microsoft Learn – Power-Automate-Lizenztypen; n8n Docs – Sustainable Use License (abgerufen 11.10.2026).
04Beispiele
Drei Abläufe, die sich oft lohnen.
Rechnungseingang
Das Postfach wird überwacht, Rechnungen werden erkannt, Lieferant, Betrag und Fälligkeit ausgelesen und an die zuständige Person zur Freigabe geschickt. Danach geht der Beleg an Buchhaltung, DMS oder Steuerberater.
Anfragen bündeln
Anfragen aus Kontaktformular, E-Mail und Telefonnotiz landen in einer Liste, werden nach Art und Dringlichkeit sortiert und erhalten einen Antwortentwurf. Offene Angebote lösen nach einer festgelegten Zeit eine Erinnerung zum Nachfassen aus.
Stammdaten einmal pflegen
Neue Kunden oder Aufträge werden einmal erfasst und automatisch in CRM, Auftragsverwaltung und Projektablage angelegt – ohne Doppelpflege und Tippfehler.
Wie viel das bei Ihnen spart, hängt von Mengen und Ausnahmen ab. Deshalb messen wir vorher, wie lange ein Vorgang heute dauert, und nach der Umsetzung erneut. Weitere Beispiele finden Sie unter Expertise.
05Ablauf
So entsteht Ihre Automatisierung.
Es gelten unsere fünf Schritte: Nach jedem entscheiden Sie, ob es weitergeht. Den Preis erfahren Sie nach der Ist-Analyse in einem individuellen Angebot.
- 01
Erstgespräch
Kostenlos, 30 Minuten: Welche Abläufe kosten Sie am meisten Zeit?
- 02
Ist-Analyse
Abläufe aufnehmen, Mengen und Ausnahmen zählen, Schnittstellen Ihrer Systeme prüfen.
- 03
Pflichtenheft & Angebot
Welche Abläufe, welches Werkzeug, welche Freigaben – schriftlich, mit individuellem Angebot.
- 04
Umsetzung
Aufbau auf Ihren Konten, Test mit echten Fällen, Fehlerbehandlung, Dokumentation und Einweisung.
- 05
Betreuung
Optional: Monitoring und Anpassungen, wenn sich Ihre Abläufe ändern.
06Häufige Fragen
Fragen zur Automatisierung.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und KI-Automatisierung?
Prozessautomatisierung arbeitet feste Regeln ab: Wenn A passiert, tue B. KI-Automatisierung ergänzt einzelne Schritte, in denen Inhalte verstanden werden müssen, etwa eine frei formulierte Anfrage einordnen oder Daten aus einem PDF lesen. In der Praxis kombinieren wir beides.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Grundsätzlich alles mit Schnittstelle (API), E-Mail-Postfach oder Datei-Export. Für viele ERP-, CRM-, DMS- und Buchhaltungsprogramme gibt es fertige Connectoren. Wo nicht, prüfen wir in der Ist-Analyse, ob eine Anbindung über API oder Dateiaustausch möglich ist.
Was passiert, wenn ein automatischer Ablauf einen Fehler hat?
Jeder Ablauf bekommt eine Fehlerbehandlung: Scheitert ein Schritt, wird eine zuständige Person benachrichtigt, und der Vorgang geht nicht verloren. Kritische Aktionen laufen nur mit Freigabe durch einen Menschen.
Gehören die Automatisierungen danach uns?
Ja. Wir bauen auf Ihren Konten oder Ihrem Server und übergeben eine Dokumentation. Sie können die Abläufe selbst weiterpflegen oder von einem anderen Dienstleister betreuen lassen.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn Speicherorte, Auftragsverarbeitungsverträge und Zugriffsrechte passen. Wir planen das von Anfang an mit und stimmen die Bewertung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht.
→Nächster Schritt
Welcher Ablauf kostet Sie
die meiste Zeit?
30 Minuten, kostenlos: Wir klären, ob sich eine Automatisierung lohnt und womit Sie anfangen sollten.